Departamento de compras: Torne-o um aliado da Manutenção Industrial

Empresas com programas de manutenção têm o departamento de compras sempre operando a todo vapor. Isso se deve ao fato de o setor de manutenção estar sempre enviando novos pedidos de componentes e peças.

Esse contato próximo e frequente significa que os dois departamentos podem fazer a vida um do outro mais fácil… ou mais complicada. Muitas vezes a solução está em deixar claro o que cada departamento precisa e quer do outro.

Previna-se dos Conflitos entre Manutenção e Compras

Imagine uma fábrica que precise de um novo motor para sua esteira transportadora. O departamento de engenharia envia as especificações e o contato do fornecedor preferido. O pessoal de compras obtém orçamentos com o fornecedor indicado e durante o processo identifica uma empresa asiática que fornece motores com as mesmas especificações e com um preço melhor.

O pessoal de compras apresenta a alternativa ao departamento de engenharia e manutenção antes de fazer a compra. Graças a um bom trabalho em equipe e abertura para novas alternativas, o motor mais barato é comprado com a aprovação da equipe de engenharia e manutenção. Até aí tudo bem, mas quando chegam as primeiras amostras dos motores, a equipe de manutenção e engenharia não consegue reproduzir a mesma performance prática que o fornecedor asiático informou ao departamento de compras, resultando em um volume de trabalho maior para o time de manutenção.

A situação parece ter corrido dentro dos conformes apesar de os novos motores implicarem em mais trabalho de manutenção. De quem é a culpa neste caso? Há alguém a ser responsabilizado? No exemplo acima, a boa relação entre os dois departamentos é fundamental para que ninguém seja responsabilizado indevidamente pelo problema. Mas nem sempre esse é o caso.

Alguns desentendimentos entre os dois departamentos tem condições de serem resolvidos com uma melhor comunicação. Trata-se de um esforço não apenas em aumentar a comunicação, mas em melhorar a qualidade da troca de informações. Vejamos alguns casos comuns:

Conflito típico 1: Urgência de compra x cumprimento de protocolos

Problema:  Pessoal de manutenção reclama que o departamento de compras nunca reconhece a urgência para a compra de  equipamentos fundamentais. Por outro lado, o pessoal de compras argumenta que o time de manutenção não segue o devido protocolo.

Solução: O problema  surge quando equipes de manutenção atuam de forma reativa, isto é, esperam o problema acontecer para só então solicitar a peça de reposição. A solução consiste  adotar cronogramas e estratégias de manutenção preventiva e preditiva. Assim, o departamento de compras tem tempo hábil para processar os pedidos de novas peças de forma adequada, pois conhece bem o cronograma de manutenção.

Um bom programa de manutenção preventiva e uso das ferramentas adequadas podem ajudar o time de manutenção e a empresa como um todo a ser mais eficiente. Ao mesmo tempo,  garante que todos sigam as regras para compras de novas peças.

A utilização de boas práticas e ferramentas de Manutenção Preventiva pode garantir uma comunicação mais fluida e clara.

Ferramentas de Manutenção Preventiva, como softwares CMMS por exemplo, permitem:

• Identificar suprimentos e partes que precisam ser reabastecidas;

• Emitir requisições de compra;

• Identificar partes que tem um longo tempo de espera e faz o pedido de compra novamente caso necessário;

• Gerar relatórios customizados;

• Customizar as ordens de compra para incluir códigos específicos de cada departamento da empresa.

Uma ótima opção é integrar as ferramentas do departamento de compras com os demais. Este investimento extra significa que importantes informações são trocadas automaticamente, fazendo ambos departamentos mais eficientes. Softwares automatizados para manutenção preventiva hoje em dia já permitem essa integração e troca de dados como:

• Itens de inventário (peças, suprimentos, ferramentas);

• Requisições de compra;

• Recebimento de compras;

• Gestão de fornecedores.

Definir os papéis de forma clara para cada departamento permite que uma empresa de qualquer tamanho mapeie o melhor processo de compras possível. Além disso, a  responsabilidade de cada departamento fica definida de forma mais objetiva.

Conflito típico 2: Preço x qualidade

Problema: Equipe de manutenção reclama que o pessoal de compras sempre escolhe os produtos mais baratos possíveis. Por outro lado, o time de compras argumenta que a redução de custos é uma meta obrigatória do departamento.

Solução: Estabelecer processos de compras para materiais do tipo MRO (manutenção, reparo e operação) baseados em programas de LCC (Custo de ciclo de vida, na sigla inglesa). O ponto fundamental desta solução é que os dois departamentos entendam a diferença de preço e custo (um produto pode ter preço menor mas implicar em custos maiores de manutenção e ter vida útil menor). Assim, as decisões de compra tem que ser argumentadas no custo do produto durante toda a sua vida útil, e não apenas no seu preço na lista.

Conflito típico 3: Compra de produtos fora das especificações legais ou técnicas

Problema: Equipe de manutenção diz que o departamento de compras nunca compra realmente o produto especificado por eles. Já o pessoal de compras argumenta que o time de manutenção nunca fornece as informações corretas e completas sobre o produto.

Solução: Este é um típico problema de comunicação, não é mesmo? Mais uma vez a necessidade de informações claras se mostra vital para as duas equipes conseguirem bons resultados. Uma solução simples é estabelecer uma requisição especificando quais as informações mínimas que o pedido de compras deve conter. E um segundo documento para acompanhar a requisição, contendo especificações mais detalhadas do produto.

Conflito típico 4: Equipe de manutenção sempre culpada pelos problemas

Problema: Equipe de manutenção acaba levando toda a culpa por períodos de inatividade (paradas não programadas) devido à falta de peças. E a equipe de compras argumenta que eles não tem nada a ver com isso.

Solução: Paradas não programadas são problemas de todas as equipes da empresa. Isto deve ficar bem claro. Uma planta industrial parada é ruim para todos que trabalham na empresa, seja no departamento de compras ou na manutenção. Os dois departamentos devem agir de forma colaborativa para reduzir o tempo de paradas não programadas.

Algumas formas de fazer isso são:

• Implantar um programa de fornecedores preferidos baseado em qualidade, entrega, pós-venda e política de preços razoável;

• Criar um livro de especificações com as principais peças e equipamentos que já demonstraram ter bons custos durante seu ciclo de vida e são as melhores opções de compra;

• Fazer reuniões de planejamento com membros tanto do departamento de compras como do departamento de manutenção.

+ Leia Mais: Como Convencer o Gestor a Investir em Manutenção?

Invista no Relacionamento com o departamento de Compras

O processo de compras é extremamente importante para a manutenção adequada de fábricas e plantas industriais. Assim sendo, o investimento para melhorar o ambiente de comunicação e fazer a relação entre os departamentos de compras e manutenção mais cooperativa não só vale a pena como é fundamental para que a empresa seja competitiva.

Você já vivenciou alguns dos problemas citados em seu ambiente de trabalho? Qual a sua relação com o departamento de compras? Como você pode melhorar essa relação? Deixe seu comentário sobre as suas experiências ou entre em contato conosco.