ERP na manutenção da fábrica: Utilizar ou não?

Estes sistemas integrados de gestão empresarial também podem ser utilizados para gestão da manutenção de fábricas? Em quais casos usar? Essas são algumas perguntas que vamos responder nesse artigo. A partir do conceito de ERP e seu papel nas organizações, você vai conhecer como esse sistema pode ajudar a deixar a manutenção industrial de sua fábrica em dia.

A história e a importância do ERP

Sigla para Enterprise Resource Planning, o ERP é um sistema para Planejamento de Recursos Corporativos, em bom português. Trata-se de um software que faz o controle de vendas, receitas e despesas, gestão de estoque e monitoramento e atualização de todos os dados e processos de uma empresa.

Este tipo de software veio para substituir o trabalho de fazer todo este gerenciamento manualmente, com anotações em arquivos e pastas que ficavam armazenadas no escritório da empresa. Em resumo, é um software de gestão empresarial que reúne todos os processos e dados de uma companhia.

O mais famoso é o SAP, desenvolvido pela empresa alemã de mesmo nome. No Brasil, a TOTVs é outra grande empresa de desenvolvimento que possui um sistema ERP forte no mercado.

Os ERPs acompanharam a evolução dos sistemas de computação digitais. Da década de 50 até os anos 80, a computação era baseada em grandes Mainframes, e foram esses grandes computadores que rodaram os primeiros programas de gestão empresarial.

Ainda nos anos 50 foram feitos os primeiros programas para gestão de estoques. Na década de 70 surgiu o MRP – Material Requirement Planning, considerado o antecessor do ERP. Na década de 80, os sistemas incorporaram novos módulos baseados nos diferentes departamentos administrativos das empresas, dando origem à arquitetura modular que caracteriza esse sistema hoje – que faz parte do dia-a-dia de qualquer empresa moderna.

Não fossem os ERPs disponíveis atualmente, a administração de empresas seria um trabalho intensivo em mão-de-obra, papel e processos. Com a digitalização e centralização do sistema em um banco de dados integrado, toda a administração se tornou mais eficiente e transparente.

O ERP e o controle da manutenção industrial

Por ser um sistema abrangente, o ERP também engloba também o setor de manutenção industrial. Na verdade, um software ERP pode ter diferentes níveis de abrangência e, em geral, o sistema é implantado para atender as necessidades das empresas.

Os diferentes processos da empresa são integrados ao ERP por meio de módulos, e no caso da manutenção industrial, existe o chamado módulo PM, voltado à manutenção da planta fabril.

O módulo PM é constituído pelos seguintes componentes:

• Processamento de tarefas não planejadas;
• Gestão de serviços;
• Avisos de manutenção conforme datas ou contadores;
• Planejamento da manutenção;
• Lista de materiais para a manutenção;
• Todas atividades fundamentais do setor de manutenção de uma empresa.

Nesse sentido, a adoção de um ERP para o controle da manutenção industrial tem a virtude de digitalizar todo o processo administrativo. Os dados ficam registrados num banco de dados central e as informações são atualizadas de forma automática e com maior confiabilidade.

Mas como saber se um ERP é realmente necessário?

+ Leia mais: As redes TSN na automação industrial.

Como escolher o melhor?

A questão principal para escolher o melhor ERP, ou mesmo se a empresa deve adotar ou não, é entender o objetivo do sistema. Em geral, as empresas já possuem um ERP focado na parte administrativa, RH, financeira e marketing. Nesses casos, a adoção do sistema no setor de manutenção é fácil e barata, pois consiste em incorporar ou ativar o módulo PM relativo à manutenção.

Com o treinamento adequado dos colaboradores, o novo módulo certamente irá agregar muito e tornar mais eficiente o setor de manutenção.

Quando a empresa ainda não adota um software ERP, aí a decisão passa por um escopo mais amplo. Por se tratar de um sistema integrado e abrangente, adotá-lo apenas para uma área pode não ser o mais adequado. No entanto, como a tendência geral é a sua implantação, os principais aspectos a serem considerados na escolha são:

• Definir as necessidades e nível de complexidade de cada uma, ou seja, o que a empresa deseja controlar e monitorar;
• Definir os processos essenciais ao negócio. Numa fábrica, o setor de manutenção e planejamento de produção, por exemplo, seriam prioridades.
• Estabelecer o número de usuários e a política de permissões de uso.
• Pensar o sistema como um investimento de longo prazo.
• Fazer um estudo aprofundado dos fornecedores e das possibilidades que o mercado oferece.
• Solicitar orçamentos e avaliações por parte dos fornecedores de ERP.

Como todo software, ele é fornecido em diferentes variantes e pode ser customizado. Nesse sentido é importante saber qual fornecedor melhor se adapta às suas necessidades.

Ao ter todas essas informações em mãos, você poderá fazer uma escolha bem embasada e que fará a diferença na empresa por muito tempo.

Vantagens e desvantagens de usar um ERP para o sistema de manutenção

As vantagens de usar um ERP no setor de manutenção são várias:

• Atualização automática de calendários e datas;
• Envio de emails e avisos de forma automática;
• Banco de dados centralizado, evitando redundância e problemas de comunicação;
• Interface gráfica transparente e amigável;
• Diminuição de erros e omissões humanas em preenchimento de formulários escritos;
• Fácil monitoração por parte dos gestores de manutenção.

As desvantagens também existem, e dizem respeito principalmente à mudança e necessidade de treinamento.

• Resistência e dificuldade de profissionais mais antigos em usar um sistema digital;
• Necessidade de treinamento;
• A adoção do sistema em si não garante a execução ótima da política de manutenção, pois trata-se de uma ferramenta.

No conjunto, usar um software integrado com certeza é mais vantajoso do que o modelo tradicional de gestão com formulários, arquivos e grandes armários cheios de pastas.

Como escolher a melhor estratégia de manutenção para sua empresa

Mais do que escolher a melhor ferramenta de gestão, é fundamental escolher a melhor estratégia de manutenção. Ou seja, o ERP será o meio pelo qual a estratégia é executada no dia-a-dia, mas se ela não for adequada, de nada adiantará um sistema de gestão super eficiente.

Para saber como escolher a melhor estratégia e política de manutenção para sua empresa, leia o artigo “Qual a melhor estratégia de manutenção para sua empresa?”.

O objetivo principal deve ser conseguir aliar uma estratégia de manutenção adequada à realidade da empresa com uma ferramenta eficiente. Assim, a manutenção será orientada pela política correta e poderá ser executada com precisão e em benefício da empresa.